Немедленный осмотр места происшествия серьезных событий дает уполномоченному ответственному управления инфраструктуры, который берет на себя происшествие или ситуацию, идентификаторы, которые должны быть переданы во все документы (письменные, фотографии, звуковые записи, данные и т.д. с поддержкой на бумаге, электронном носителе, магнитофонной ленте и др….), относящиеся к происшествию с целью его описания. (В этой процедуре роль уполномоченного управляющего выполняется, кроме RFN, железнодорожным предприятием или управляющим площадки, которому передана эта ответственность).
Этот идентификатор формируется из даты, времени, места и вида происшествия. Неважно, что этот идентификатор, составленный при первом осмотре места происшествия выявляет затем не совсем адекватное описание происшествия, он должен служить лишь для того, чтобы можно было отличать одно происшествие от другого.
PVCI (Протокол немедленного осмотра места происшествия) должен быть составлен. Этот документ содержит результаты всех немедленных осмотров мест происшествий, которые были сделаны по мере возникновения происшествий, и которые позволяют сделать заключения исследований (определить сценарий, который привел к данной ситуации) и провести анализы (объяснить себе почему это произошло).
Первоочередная задача составления убедительного протокола (PVC) состоит в том, чтобы определить признаки, зафиксировать следы и информацию, которые могут быстро исчезнуть.
В противоположность этому, постоянные характеристики, которые могут быть найдены позже при идентификации не оправдывают задержку возобновления трафика. Например, номера мотора будет достаточно для того, чтобы идентифицировать оборудование позже. KVB, его технические характеристики, но состояние этого оборудования, положение передаточного механизма, содержание маршрутного журнала, и т.д. должны быть выявлены немедленно.
Внутренние документы заинтересованного оператора определяют человека компетентного для составления этого протокола (PVC).
Этот человек признается таковым среди агентов, операторов и, в случае необходимости службой спасения и полицией, привлекает, если он считает это необходимым, экспертов, знающих (подвижной состав, вождение, пути, сигнализация, сопровождение пассажиров, и т.д.)
Эти эксперты выбираются им и работают под его ответственностью.
Когда другой оператор, причастный к происшествию отправляет на место своего компетентного представителя (известного как управляющий площадки), он участвует в осмотре места происшествия и приглашается к совместному подписанию протокола (PVCI) один экземпляр которого он получает как только это становится возможным.
Золотое правило для составителей протокола (PVCI) состоит в том, чтобы не принимать во внимание одно обследование, которое ему кажется очевидным и, которое могло бы доказать, что собраны лишь те показатели, которые подтверждают это обследование. Даже если сценарий происшествия кажется ясным, и все это признают, даже если анализы, объясняющие происшествия кажутся очевидными, неоспоримыми и бесспорными, важно провести наиболее полный немедленный осмотр места происшествия, как если бы эти очевидные факты должны были быть исследованы.